Interni Pravilnik Firme: Kako Formalno Uvesti Zlato kao Rezervu
Interni pravilnik firme o zlatu kao rezervi omogućava: reviziju procesa, kontrolu rizika, odgovornost, i compliance. Struktura pravilnika uključuje: ko odlučuje (odgovorno lice), ko čuva (odgovorno lice za čuvanje), ko inventariše (računovođa ili revizor), evidenciju (serijski brojevi, fotografije, zapisnici), procedure kupovine i prodaje, kontrolu pristupa, i dvočlanu autorizaciju. Pravilnik mora biti formalizovan, dokumentovan, i revidiran redovno.
Zašto Pravilnik Pomaže (Revizija, Kontrola Rizika, Odgovornost)
Revizija
Pravilnik omogućava reviziju procesa - proveru da li se procesi sprovode pravilno, da li je evidencija kompletna, i da li su procedure poštovane. Revizija osigurava kvalitet i pouzdanost procesa.
Kontrola Rizika
Pravilnik smanjuje rizik grešaka, prevara, i manipulacije kroz jasne procedure, kontrolu pristupa, i dvočlanu autorizaciju. Kontrola rizika je kritična za zaštitu imovine.
Odgovornost
Pravilnik definiše jasnu odgovornost za procese - ko je odgovoran za odlučivanje, čuvanje, inventar, i reviziju. Jasna odgovornost osigurava accountability.
Compliance
Pravilnik osigurava compliance - usklađenost sa propisima, računovodstvenim standardima, i internim procedurama. Compliance je važan za regulatorne i poreske svrhe.
Predlog Strukture Pravilnika
1. Ko Odlučuje
Odgovorno lice za odlučivanje (direktor, finansijski direktor) odobrava kupovinu, prodaju, i druge operacije sa zlatom. Odobravanje mora biti dokumentovano i uključivati razlog.
2. Ko Čuva
Odgovorno lice za čuvanje je zaduženo za sigurno čuvanje zlata, kontrolu pristupa, i dokumentovanje čuvanja. Odgovornost mora biti jasno definirana.
3. Ko Inventariše
Računovođa ili revizor je zadužen za inventar - periodični pregled zlata, proveru evidencije, i reviziju procesa. Inventar mora biti redovno sprovoden.
Evidencija (Serijski Brojevi, Fotografije, Zapisnici)
- Serijski brojevi: Svako zlato mora imati dokumentovan serijski broj
- Fotografije: Fotografije zlata za vizuelnu identifikaciju
- Zapisnici: Zapisnici o kupovini, prodaji, i drugim operacijama
- Dokumentacija: Fakture, sertifikati, i svi relevantni dokumenti
- Inventar: Periodični pregled zlata (mesečno, kvartalno, godišnje)
- Dokumentacija o čuvanju: Zapisnici o čuvanju, pristupu, i osiguranju
Evidencija mora biti organizovana, dostupna za reviziju, i ažurirana redovno.
Procedure Kupovine i Prodaje
Kupovina
- Odobravanje od strane odgovornog lica
- Provera prodavca (licenca, reputacija)
- Provera dokumentacije (faktura, sertifikati)
- Testovi autentičnosti
- Sigurno čuvanje
- Dokumentovanje (evidencija, zapisnici)
- Knjiženje u računovodstvu
Prodaja
- Odobravanje od strane odgovornog lica
- Provera prodavca (uslovi otkupa)
- Provera dokumentacije (faktura, sertifikati)
- Provera zlata (autentičnost, težina)
- Prodaja i isplata
- Dokumentovanje (evidencija, zapisnici)
- Knjiženje u računovodstvu
Kontrola Pristupa + Dvočlana Autorizacija
Kontrola Pristupa
Kontrola pristupa uključuje:
- Ograničen pristup zlatu (samo ovlašćena lica)
- Zapisnici o pristupu (ko, kada, zašto)
- Periodična revizija pristupa
- Sigurno čuvanje (trezor sa kontrolom pristupa)
Dvočlana Autorizacija
Dvočlana autorizacija znači da dva ovlašćena lica moraju biti prisutna pri:
- Pristupu zlatu (otvaranje trezora)
- Kupovini (odobravanje, preuzimanje)
- Prodaji (odobravanje, predaja)
- Inventaru (pregled, provera)
Dvočlana autorizacija smanjuje rizik prevare i osigurava kontrolu.
Template Pravilnika
Template pravilnika za upravljanje investicionim zlatom u firmi je u pripremi. Template će obuhvatiti sve elemente opisanе u ovom vodiču i moći će se prilagoditi specifičnim potrebama firme.
Za informacije o dostupnosti template-a, kontaktirajte nas ili pratite naše ažuriranja.
Za dodatne informacije o računovodstvu i čuvanju, pogledajte vodiče o računovodstvu i čuvanju.